Qual a melhor forma de se fazer um relatório?

Um dos grandes dilemas de profissionais de várias áreas consiste na necessidade composição de um relatório para demonstrar seus resultados, necessidades ou avaliações para a matriz, para o chefe ou para seus parceiros de negócios. Muitos tentam encontrar receitas prontas, teorizadas, e ou já utilizadas com sucesso em alguma outra empresa ou situação. Mas para o martírio desses executivos tenho de alertá-los que não existem receitas nem padrão que funcionem em todos os lugares.

Acredito muito que uma seqüência de atividades resolva em muito o problema desta definição, uma vez que ela será a mais usual em todas as empresas, organizações e situações. O primeiro passo é conversar com a pessoa a qual o relatório se destina, mesmo a matriz, como instituição, é representada por uma pessoa, que geralmente pode ser seu chefe, ou algum superior dele, portanto o primeiro passo é o diálogo.

O diálogo é o início de todo o relatório, é através dele que o profissional, de forma verbal, declara aquilo será mais tarde resumido no relatório. É quando se descobrem quais são as informações mais relevantes para aquela organização ou parceiro, e é neste momento também que se descobre algo muito importante com relação a relatórios, a sua periodicidade.

A periodicidade varia muito de projeto para projeto e de líder para líder, baseando-se na experiência deste, em seu conhecimento sobre o processo e de seu interesse na contribuição para a construção do profissional, baseando-se sempre em sua maturidade profissional na execução da tarefa.

Outro detalhe importante obtido pelo diálogo é a forma, é o como apresentar, em qual seqüência os dados realmente farão sentido e como o conteúdo é geralmente compreendido pelos que irão recebê-los.

Portanto, não existe receita, formato, conteúdo ou periodicidade padrão, elas sempre irão variar de acordo com a necessidade de cada projeto e de cada líder e esta só será compreendido através do diálogo franco e aberto com os interessados em receber a informação.

Sendo assim fique tranqüilo, quando alguém lhe perguntar como é que você costuma gerar um relatório para seu superior, ou qualquer outra pessoa, você pode iniciar com ele um bom diálogo e assim construir de forma criativa, exclusiva e eficiente e seu velho e bom novo relatório.