Um dos grandes problemas do meio empresarial é o da organização do profissional para a execução de suas tarefas diárias. Todos nós, independentes de nível hierárquico temos nossas atividades diárias, nossas responsabilidades. Mas alguém já se pegou tendo programado uma atividade para seu dia e não conseguindo finaliza-la por que outra atividade inesperada apareceu e tomou todo o seu tempo?
Se a resposta foi não, ótimo para você, mas acredito que ainda é um adolescente que irá daqui a alguns anos iniciar sua vida profissional. Agora se a resposta foi sim, bem vindo ao hall de profissionais da geração da internet, dos emails pelo celular, das vídeos conferências, das reuniões intermináveis, dos vôos atrasados e tudo mais que consomem nossos dias e que acabam até com o mais bem planejado e organizado dia de trabalho.
Mas aí vem a grande dúvida, para quem está no mercado de trabalho, existe uma fórmula mágica que faça com que estes contra-tempos não existam? Infelizmente tenho que dizer que não, mas existe uma forma de nos mantermos organizados a ponto de mantermos nosso foco de entrega de resultados independente de quantas vezes precisemos nos distanciar de nosso planejamento devido à “URGÊNCIAS” do dia-a-dia. Uma forma de nos organizarmos e criarmos, física ou mentalmente duas colunas que são paralelas, uma com atividades importantes e outra com atividades urgentes.
Em nosso dia de trabalho, todas as nossas atividades ou tarefas são importantes, por isso serão colocadas nesta coluna, e conforme as urgências forem aparecendo, serão colocadas na segunda coluna, em paralelo a outra de forma que fique claro qual ou quais seqüências de atividades você está abandonando para realizar aquela urgência, e também para que IMEDIATAMENTE ao término da urgência, você consiga de forma planeja e organizada retornar a sua seqüência inicial de trabalho. A coluna das urgências tem total prioridade sobre a coluna Importante, onde você deixa claro que irá parar de fazer o que estiver fazendo de importante para realizar a tarefa urgente, e dentro da lista de urgências, a seqüência também não pode ser rompida. Parece simples certo? Mas não é, o problema é que as urgências “pipocam” do chão, do teto, da mesa e de todos os lugares a todo o tempo, então, como fazer para manter a coluna de atividades importantes em dia?? Será que é impossível manter uma seqüência de trabalho?Na verdade não é, o grande segredo nesta estratégia de organização do trabalho é ter foco no resultado e saber exatamente os prazos de entrega de cada tarefa/atividade que está sendo desenvolvida. O que fará a diferença será a sua capacidade de migrar tarefas que estão na coluna Importante para a coluna Urgente à medida que o prazo de entrega da mesma comece a ficar muito apertado. Migrar as atividades de uma coluna para outra envolve disciplina e envolvimento com cada assunto e o entendimento do resultado esperado que deverá ser gerado em cada uma das tarefas.
Se a resposta foi não, ótimo para você, mas acredito que ainda é um adolescente que irá daqui a alguns anos iniciar sua vida profissional. Agora se a resposta foi sim, bem vindo ao hall de profissionais da geração da internet, dos emails pelo celular, das vídeos conferências, das reuniões intermináveis, dos vôos atrasados e tudo mais que consomem nossos dias e que acabam até com o mais bem planejado e organizado dia de trabalho.
Mas aí vem a grande dúvida, para quem está no mercado de trabalho, existe uma fórmula mágica que faça com que estes contra-tempos não existam? Infelizmente tenho que dizer que não, mas existe uma forma de nos mantermos organizados a ponto de mantermos nosso foco de entrega de resultados independente de quantas vezes precisemos nos distanciar de nosso planejamento devido à “URGÊNCIAS” do dia-a-dia. Uma forma de nos organizarmos e criarmos, física ou mentalmente duas colunas que são paralelas, uma com atividades importantes e outra com atividades urgentes.
Em nosso dia de trabalho, todas as nossas atividades ou tarefas são importantes, por isso serão colocadas nesta coluna, e conforme as urgências forem aparecendo, serão colocadas na segunda coluna, em paralelo a outra de forma que fique claro qual ou quais seqüências de atividades você está abandonando para realizar aquela urgência, e também para que IMEDIATAMENTE ao término da urgência, você consiga de forma planeja e organizada retornar a sua seqüência inicial de trabalho. A coluna das urgências tem total prioridade sobre a coluna Importante, onde você deixa claro que irá parar de fazer o que estiver fazendo de importante para realizar a tarefa urgente, e dentro da lista de urgências, a seqüência também não pode ser rompida. Parece simples certo? Mas não é, o problema é que as urgências “pipocam” do chão, do teto, da mesa e de todos os lugares a todo o tempo, então, como fazer para manter a coluna de atividades importantes em dia?? Será que é impossível manter uma seqüência de trabalho?Na verdade não é, o grande segredo nesta estratégia de organização do trabalho é ter foco no resultado e saber exatamente os prazos de entrega de cada tarefa/atividade que está sendo desenvolvida. O que fará a diferença será a sua capacidade de migrar tarefas que estão na coluna Importante para a coluna Urgente à medida que o prazo de entrega da mesma comece a ficar muito apertado. Migrar as atividades de uma coluna para outra envolve disciplina e envolvimento com cada assunto e o entendimento do resultado esperado que deverá ser gerado em cada uma das tarefas.
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